Paasfeesten-Leuven houdt enkel persoonsgegevens bij die het expliciet zelf heeft ontvangen van de
betrokkene, vb. bij het kandidaat stellen als lid, als lid van een werkgroep, adressen van gastouders
die zich kandidaat stellen. Paasfeesten-Leuven zal bij elke rondvraag waarbij gegevens worden
verzameld expliciet het mogelijke gebruik ervan vermelden. Elke betrokkene kan ook ten allen tijde
inzage vragen in de gegevens die door de vereniging worden bewaard.
Zolang de normale werking van de vereniging niet in het gedrang komt, kan de betrokkene vragen
om bepaalde gegevens niet te bewaren of te verwijderen uit onze bestanden. Als de gegevens echter
essentieel zijn voor de goede werking van de vereniging (vb. naam, voornaam, contactgegevens), en
de betrokkene wenst niet dat de vereniging die bewaart, zal het bestuur evalueren hoe dit de
werking impacteert, en eventueel aan de betrokkene moeten vragen om in het geval van verwijderen
van bepaalde gegevens dan ook niet verder samen te werken, of eventueel uitsluiting te adviseren
aan de algemene vergadering.
Volgende gegevens kunnen door de vereniging worden bewaard, en dit zowel van leden van de
vereniging, van gasten, gastouders, …:
– naam
– voornaam (waar van toepassing eventuele meerdere voornamen en/of roepnaam)
– e-mailadres
– adres
– geboortedatum/leeftijd
– telefoonnummer
– rekeningnummer
– familierelaties (partner, vader, moeder, broer, zus, zoon, dochter, …)
– gegevens expliciet door de betrokkene vrijgegeven in het kader van vb. gastouder kandidaten (vb. huisdieren)
– gegevens expliciet door de betrokkene vrijgegeven als gast van het festival nodig voor inschrijving (vb. paspoortnummer en/of identiteitskaartnummer, (voedsel)-allergieën of andere aandoeningen, …)
– gegevens van ev. andere verenigingen waarvan de betrokkene deel uitmaakt indien die vereniging op een of andere manier samenwerkt met de Paasfeesten.
Gegevens zullen enkel toegankelijk zijn voor die werkgroepen en/of leden van de vereniging als nodig
voor de werking van hun werkgroep, en/of noodzakelijk voor de werking van de vereniging. Volgende
gebruik van de gegevens is mogelijk:

– (interne) communicatiedoeleinden (email, telefoonnummer). Er wordt op gelet om zoveel mogelijk contactgegevens niet zichtbaar te maken voor andere geadresseerden.
– Contactgegevens van leden van werkgroepen die tijdens het festival een belangrijke functie uitoefenen kunnen wel breder worden verspreid (na toestemming)
– Beschikbaar maken van verblijfsadressen voor gasten, gidsen, …, alsook eventueel uitwisselen van gegevens belangrijk voor het verzorgen van goede logies (vb. huisdieren,
voorkeur van voeding, partner- en/of familierelaties, …)
– Verzekeringsdoeleinden, aanvragen van subsidies en/of andere bij officiele instanties
– Betaling van onkosten en/of bij ontvangst van inkomsten
– Lijsten nodig voor de werking van de organisatie, vb. werklijsten, toegangslijsten, inschrijvingslijsten, …
Paasfeesten-Leuven vzw ziet het verzamelen en bewaren van deze gegevens als nodig voor de
normale werking van de vereniging en zijn werkgroepen, en gaat er dan ook vanuit dat betrokkenen
(mits correcte informatie omtrent deze policy) deze informatie voor dit gebruik dan ook zullen
vrijgeven. Standaard worden contactgegevens (naam, voornaam, adres, email, telefoonnummer)
voor langere tijd bewaard, dit met het oog op het contacteren van oud-leden bij speciale
evenementen. Andere persoonlijke gegevens worden maximum 2 jaar bewaard.
Elk ander gebruik van gegevens kan enkel mits toestemming van de betrokkene. Dit betekent ook dat
gegevens nooit zullen worden doorgegeven aan andere verenigingen of organisaties, of voor andere
doeleinden zullen gebruikt worden dan de normale werking van de vereniging.
De activiteiten van Paasfeesten-Leuven vzw worden aanzien als publieke evenementen. Dit betekent
ook dat foto’s en/of videomateriaal genomen tijdens deze evenementen, met als doel een beeld te
scheppen van de evenementen (zowel optredens als sociale evenementen) kunnen gebruikt worden
door de vereniging voor vb. promotie, persberichten, social media, website. Bij gebruik foto’s waar mensen individueel of extreem herkenbaar opstaan voor promotie, persberichten, social media, website … via allerlei media wordt wel voor goedkeuring gezorgd.
Privacy and Data Policy – beschreven in “Huishoudelijk Reglement Paasfeesten-Leuven vzw – dd 11/06/2018, Artikel 11